KETIK, MALANG – RSUD Dr. Saiful Anwar (RSSA) Provinsi Jawa Timur resmi menghadirkan inovasi tata kelola administrasi digital. Inovasi bernama SINDURAN (Sistem Informasi Nota Dinas Usulan Realisasi Anggaran). Sistem ini berbasis web untuk mendukung proses administrasi secara lebih efektif.
SINDURAN hadir untuk mengatasi proses administrasi pengadaan yang masih mengandalkan dokumen fisik. Sebelumnya, nota dinas usulan pengadaan yang belum tersedia di aplikasi e-Letter harus dikirim secara langsung. Dokumen tersebut diserahkan kepada bidang atau bagian terkait.
Kondisi ini menjadi tantangan bagi Bidang Penunjang Sarana dan Teknologi (PST). Selain itu, Bidang ini menerima banyak usulan nota dinas. Usulan tersebut berasal dari berbagai instalasi, bidang, dan bagian di lingkungan RSSA.
Bidang PST kemudian mengembangkan SINDURAN untuk mengatasi persoalan tersebut. Sistem ini menyediakan ruang digital untuk mengunggah draf nota dinas. Hasilnya dokumen dapat tersimpan secara digital dalam satu sistem.
SINDURAN juga mendukung penerapan paperless office di lingkungan RSSA. Dokumen tidak perlu difotokopi lagi untuk kebutuhan arsip internal. Cara ini juga mengurangi kebutuhan ruang arsip fisik.
Tak hanya itu, Sistem ini juga memiliki fitur real-time workflow tracking. Fitur tersebut membantu pengguna mengetahui posisi dokumen. Bahkan prosesnya dapat tercatat sejak surat masuk hingga diteruskan kepada Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK).
Sebelum SINDURAN diterapkan, petugas memantau dokumen secara menual. Proses ini menyulitkan petugas dalam mencari posisi dokumen secara presisi. Terlebih lagi, dokumen fisik juga berisiko rusak, terselip, atau hilang.
Penerapan SINDURAN ini berdampak pada efisiensi administrasi pengadaan. Waktu pemrosesan dokumen di Bidang PST terpangkas hingga lebih dari 50 persen. Bahkan sistem ini juga mengurangi penggunaan ATK dan kertas.
Lebih lanjut, SINDURAN dapat membantu pimpinan memantau beban kerja secara real-time. Hambatan dalam proses administrasi dapat diketahui lebih cepat. Kondisi tersebut mendukung pengambilan keputusan secara lebih cepat dan tepat.
